Kadry i płace
Obsługa kadrowo- płacowa
Outsourcing kadrowo-płacowy to kompleksowa oferta usług, która obejmuje zarówno obszar zarządzania personelem, jak i płac. Outsourcing płac, zwany również usługą payroll, to forma współpracy z zewnętrzną firmą, która przejmuje odpowiedzialność za kluczowe aspekty związane z obszarem płacowym. To obejmuje naliczanie wynagrodzeń pracowników, obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz spełnianie zobowiązań podatkowych, wszystko zgodnie z obowiązującym prawem pracy i przepisami podatkowymi.
Dodatkowo, outsourcing kadrowo-płacowy oferuje szeroki zakres usług kadrowych, takich jak prowadzenie akt osobowych, rejestracja danych w systemach ERP, sporządzanie dokumentacji pracowniczej, monitorowanie terminów zatrudnienia, ustalanie uprawnień pracowniczych, rejestracja w ZUS, przygotowywanie danych kadrowych do raportów GUS, a także bieżące wsparcie klienta i pomoc w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi.
Połączenie tych dwóch obszarów w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego pozwala przedsiębiorstwom skoncentrować się na głównych aspektach ich działalności, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów i utrzymując zgodność z aktualnymi przepisami oraz standardami branżowymi. Dzięki temu, outsourcing kadrowo-płacowy staje się efektywnym narzędziem zarządzania zasobami ludzkimi i finansowymi w firmie
Zakres usług kadr
KLARJAN oferuje następujące usługi:
Prowadzenie akt osobowych pracowników
zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (E-Teczka).
Rejestracja precyzyjnych danych w systemach ERP
dla efektywnego zarządzania informacjami związanych z personelem.
Sporządzanie kompleksowej dokumentacji pracowniczej
w tym zaświadczeń o zatrudnieniu i świadectw pracy, zapewniającej pełną dokumentację zatrudnienia.
Monitorowanie kluczowych terminów związanych z zatrudnieniem
takich jak umowy o pracę, badania okresowe oraz szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ustalanie uprawnień pracowniczych
obejmujących m.in. urlopy oraz okresy wypowiedzenia, dla skutecznego zarządzania aspektami związanymi z pracownikami.
Rejestracja i wyrejestrowywanie
pracowników oraz zleceniobiorców w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) dla pełnej zgodności z przepisami.
Przygotowywanie danych kadrowych
do sporządzania sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), zapewniając kompleksowe i zgodne z prawem raportowanie.
Przygotowywanie miesięcznych raportów kadrowych dla klientów
dostarczając rzetelnych informacji na temat zatrudnienia i kadry pracowniczej.
Bezpośrednie wsparcie klienta podczas bieżącej obsługi
zapewniając profesjonalne doradztwo i szybką reakcję na ewentualne zapytania.
Pomoc w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi
w tym w przypadku kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) oraz ZUS, dla skutecznego zarządzania sprawami formalnymi.
Monitorowanie i dostosowywanie się do zmian w przepisach prawa pracy
aby zachować zgodność z aktualnymi regulacjami oraz procedurami.
Dzięki naszym usługom, nasi klienci mogą skoncentrować się na rozwoju swojego biznesu, mając pewność, że obsługa kadrowa odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz najnowszymi standardami.
Zakres usług płac
KLARJAN oferuje następujące usługi:
Prawidłowe i terminowe naliczanie wynagrodzeń pracowników
z pełnym zachowaniem poufności przetwarzanych danych.
Oferujemy przygotowanie instrukcji
dotyczących płatności wynagrodzeń pracowników oraz zobowiązań pochodnych, w tym ZUS, US i PFRON.
Przygotowujemy i udostępniamy pracownikom na portalu pracowniczym Asistar elektroniczne wersje dokumentów
takie jak indywidualne paski płacowe zintegrowane z drukami ZUS IMIR, deklaracje PIT i indywidualne roczne karty wynagrodzeń.
Sporządzamy niezbędne prawem deklaracje
z tytułu zobowiązań ustawowych wobec US, ZUS i PFRON.
Udzielamy wsparcia w kontaktach
z US, ZUS i PFRON w przypadku kontroli.
Obsługujemy raporty finansowe
związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).
Przygotowujemy pliki do modułu księgowego
Rozliczamy świadczenia pieniężne
z tytułu ubezpieczenia społecznego w przypadku choroby lub macierzyństwa.
Współpracujemy z audytorami
zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi.
Przygotowujemy płatności wynagrodzeń netto dla pracowników klienta
Przygotowujemy raporty płacowe
na potrzeby wewnętrznych departamentów klienta.
Oprócz standardowych procedur związanych z obsługą płac, elastycznie dostosowujemy zakres współpracy do indywidualnych wymagań naszych klientów.
Najważniejsze korzyści
Outsourcing kadr – oszczędność kosztów
Outsourcing kadr pozwala znacząco obniżyć koszty operacyjne – eliminuje potrzebę zatrudniania działu kadr oraz inwestowania w systemy kadrowo-płacowe dostosowane do zmieniających się przepisów.
Zgodność z przepisami
Nasza firma dba o zgodność z prawem pracy, regularnie aktualizując wiedzę, dzięki czemu klienci nie muszą inwestować w szkolenia działów kadrowych.
Zewnętrzna obsługa płac – korzyści
Przejmując obsługę płac, pozwalamy klientom skupić się na rozwoju firmy. Stałe zasady i koszty ułatwiają planowanie budżetu i redukują wydatki na specjalistów oraz systemy.
Wsparcie podczas audytu i kontroli/
Podczas kontroli lub audytu aktywnie wspieramy naszych klientów, biorąc pełną odpowiedzialność za obsługę i umożliwiając im skupienie się na prowadzeniu firmy.
Legalizacja zatrudnienia
Oferujemy profesjonalne usługi w zakresie zatrudniania pracowników spoza UE. Możesz skorzystać z naszej porady prawnej lub zlecić nam kompleksową procedurę legalizacji zatrudnienia Twojego pracownika. Pomagamy w pozyskaniu niezbędnych dokumentów umożliwiających legalny pobyt lub pracę, lub obu tych rzeczy jednocześnie.
Sposoby legalizacji pracy cudzoziemców
Zezwolenie na pracę:
- Zezwolenie na pracę legalizuje pracę cudzoziemca u konkretnego pracodawcy na określonym stanowisku.
- O zezwolenie występuje pracodawca, składając aplikację w odpowiednim urzędzie wojewódzkim.
- Wymagane dokumenty to m.in. informacje o charakterze pracy, rodzaju umowy i wynagrodzeniu.
- W większości przypadków pracodawca musi przeprowadzić tzw. test rynku pracy, czyli uzyskać informację od starosty o braku kandydatów na dane stanowisko. Pomagamy w uzyskaniu tego dokumentu.
- Zezwolenie wydawane jest na okres od 1 do 3 lat i może być przedłużane.
- Zezwolenie uprawnia do pracy tylko u konkretnego pracodawcy i na warunkach określonych w zezwoleniu.
Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę:
- Łączy legalizację pracy i pobytu cudzoziemca.
- Wniosek składa się w urzędzie wojewódzkim, zależnie od miejsca zamieszkania cudzoziemca.
- Pracodawca musi przeprowadzić test rynku pracy, uzyskując informację o braku kandydatów. Pomagamy w tym procesie.
- Zezwolenie wydawane jest na maksymalnie 3 lata i umożliwia pracę u konkretnego pracodawcy na ustalonych warunkach.
Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Blue Card):
- Zezwolenie Blue Card łączy legalizację pracy i pobytu cudzoziemca.
- Wniosek składa się w urzędzie wojewódzkim, zależnie od miejsca zamieszkania cudzoziemca.
- Blue Card przysługuje cudzoziemcom z wyższymi kwalifikacjami zawodowymi i zarobkami równymi lub wyższymi niż 150% średniego wynagrodzenia.
- Pracodawca musi przeprowadzić test rynku pracy i uzyskać informację od starosty. Pomagamy w tym procesie.
- Zezwolenie wydawane jest na maksymalnie 3 lata i umożliwia pracę u konkretnego pracodawcy na ustalonych warunkach.
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi:
- Oświadczenie legalizuje pracę cudzoziemca u konkretnego pracodawcy.
- Może być wydane tylko obywatelom Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy.
- Umożliwia pracę maksymalnie przez 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy.
- Musi być zarejestrowane przez pracodawcę w urzędzie pracy.
- Oświadczenie jest wydawane na określony czas i umożliwia pracę u konkretnego pracodawcy.
- Po 3 miesiącach pracy na podstawie oświadczenia obowiązuje uproszczona procedura uzyskania zezwolenia na pracę.
Zezwolenie na pobyt czasowy na podstawie prowadzonej działalności gospodarczej:
- Zezwolenie legalizuje pobyt cudzoziemca na podstawie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, o ile spełnia określone warunki.
- Wniosek składa się w urzędzie wojewódzkim, zależnie od miejsca zamieszkania cudzoziemca.
- Zezwolenie wydawane jest na okres do 3 lat i umożliwia prowadzenie działalności wskazanej w zezwoleniu.
Plusy i minusy
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi:
- Szybkość procedury.
- Ułatwia pozyskanie zezwolenia na pracę u tego samego pracodawcy.
- Umożliwia pracę cudzoziemcowi tylko przez 6 miesięcy.
- Dotyczy jedynie cudzoziemców z kilku określonych państw.
Zezwolenie na pracę:
- Ułatwienie przy ubieganiu się o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę.
- Ważne do 3 lat.
- Czasochłonna procedura (do kilku miesięcy).
- Dodatkowe formalności, takie jak test rynku pracy i potwierdzenie kwalifikacji.
Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę:
- Legalizuje zarówno pracę, jak i pobyt.
- Ważne do 3 lat.
- Możliwość sprowadzenia rodziny.
- Czasochłonna i skomplikowana procedura.